弊社では、印刷物等を直接ご依頼主様に納品するほか、ご依頼主様から宛名データをお預かりして、その宛先のお客様宛に発送する作業を多く手がけています。
発送には日本郵便㈱と提携している㈱エルネットの２次代理店として、ゆうメールサービスを利用することにより、お客様の発送のコストダウンを支援しています。
ただし、このサービスを利用するには条件があります。発送件数が100通以上であり、かつ発送物が「信書」に該当しないことです。信書とは、日本郵便のホームページによると、次のようなものです。
- 請求書の類（見積書や願書もこれに該当）
- 会議招集通知の類（結婚式等の招待状もこれに該当）
- 許可書の類（免許証、認定書、表彰状などもこれに該当）
- 証明書の類（履歴書や給与支払明細書もこれに該当）
- ダイレクトメールのような文書自体に受取人が記載されている文書
弊社で特に信書でよく問題になるのが、５の場合です。ダイレクトメールなどでは中身の文面の頭のところに「○○様へのお得なお知らせ」など具体的な氏名や相手先を明記したものがよくありますが、これを入れてしまうと信書とみなされてしまいます。ここは「各位」などとして特定の相手先にしないことで信書に該当しない文面にする必要があります。
いずれにしても信書に該当するかしないかは個人では判断が難しい場合がありますので、郵便局に照会して信書確認をしてもらうのが一番確実なところです。
さて、100通以上で信書でない内容物であることを前提として、さらに必要なのが郵便物を郵便番号順の「バルク分け」を行うことです。
このバルク分けという言葉、聞きなれない言葉だと思いますが、郵便番号の上５桁までで仕分けをすることです。
郵便物
このバルク分け作業、従来は手作業で行っていました。郵便番号順に並べたリストを見ながら仕分けをして行くのですが、件数が多くなればなるほど大変な作業になります。
何よりバルク分けの手順を理解した人にしか出来ない作業となるため、ごく一部の人に大きな負担がかかってしまうことが問題でした。
そこで何とかこのバルク分け作業を自動化できないかということで、専門のアプリも探してみましたが高価過ぎてダメでした。そこで最近流行りのChatGPTの助けを借りながら出来たのが、エクセルの関数を利用してバルク分けすることです。
これにより以前の手作業による負担のかかる作業から解放され、業務の効率化が図られました。
みなさんも、ゆうメール扱いの郵便物を受け取ることがありましたら、こういう手間のかかる作業を経て届いているのだということを思い出していただけると幸いです。
では今回はこの辺で。
（デジタル制作課S）
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